7. Conservazione della documentazione

Le Segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate dal Gestore delle Segnalazioni per il tempo necessario al trattamento della Segnalazione medesima e comunque non oltre 5 (cinque) anni a decorrere dalla chiusura del processo di gestione della Segnalazione.

I supporti originali delle Segnalazioni pervenute attraverso la richiesta di incontro e/o altre modalità sono conservati dal Gestore delle Segnalazioni, oltre che attraverso il caricamento sulla Piattaforma nell’apposita sezione competente, anche in apposito ambiente protetto.

8. Trattamento dei dati personali

I dati personali contenuti nella Segnalazione, inclusi quelli relativi all’identità del Segnalante o di altri soggetti coinvolti nella Segnalazione medesima, verranno trattati, anche nel contesto della Piattaforma, nel rispetto di quanto previsto dall’art. 13 del D. Lgs. 24/2023 e, più in generale, delle norme per la protezione dei dati personali di cui al GDPR e al Codice della Privacy.

In particolare, il trattamento dei dati personali conseguente alle Segnalazioni sarà effettuato nel rispetto dei seguenti principi:

• trasparenza (art. 5, par. 1, lett. a, GDPR), attraverso il rilascio di idonea informativa agli interessati dal trattamento dei dati;
• limitazione delle finalità (art. 5, par. 1, lett. b, GDPR), ovvero le segnalazioni non potranno essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse;
• minimizzazione dei dati (art. 5, par. 1, lett. c, GDPR), ovvero i dati manifestamente non utili alla trattazione di una specifica Segnalazione non saranno raccolti o, in caso di raccolta accidentale, saranno prontamente cancellati;
• limitazione della conservazione (art. 5, par. 1, lett. e, GDPR), ovvero le Segnalazioni e la relativa documentazione saranno conservate per il tempo necessario alla trattazione della Segnalazione e, comunque, non oltre 5 anni dalla comunicazione dell’esito finale;
• integrità e riservatezza (art. 5, par. 1, lett. f, GDPR), ovvero tramite l’individuazione di misure tecniche e organizzative idonee a garantire un livello di sicurezza adeguato agli specifici rischi del trattamento.

La tutela dei dati personali è assicurata oltre che al Segnalante (per le Segnalazioni non anonime), al Facilitatore nonché alla Persona coinvolta o menzionata nella segnalazione.

Ai possibili interessati viene resa un’informativa sul trattamento dei dati personali per lo svolgimento delle attività Whistleblowing attraverso la pubblicazione sul sito internet della Società nella sezione dedicata e in Piattaforma, a cui si rimanda per ulteriori approfondimenti in merito ai trattamenti di dati personali realizzati nel contesto del processo di cui alla presente Procedura.

9. Tutele

9.1 Tutela dei Segnalanti

La tutela dei Segnalanti si applica anche nei seguenti casi: a) quando il rapporto giuridico con il Segnalante non è ancora iniziato, se le informazioni sulle Violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali; b) durante il periodo di prova; c) successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Per poter sussistere la tutela devono sussistere le seguenti condizioni: (i) al momento della Segnalazione il Segnalante aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate fossero vere e rientrassero nell’ambito oggettivo di applicazione del D. Lgs. 24/2023 e (ii) la Segnalazione è stata effettuata secondo quanto previsto dal Capo II del D. Lgs. 24/2023. I motivi che hanno indotto la persona a segnalare o denunciare o divulgare pubblicamente sono irrilevanti ai fini della sua protezione.

Nessuna tutela è riconosciuta in caso di (i) accertamento, anche in primo grado, della responsabilità penale del Segnalante per i reati di diffamazione o calunnia o nel caso in cui tali reati siano commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile; (ii) accertamento della sua responsabilità civile, nei casi di dolo o colpa grave. I Segnalanti che si autodenunciano non saranno esentati dalle conseguenze della loro condotta illecita; tuttavia, l'autodenuncia può essere presa in considerazione positivamente, nella determinazione della linea d'azione più appropriata.

9.1.1  Tutela della riservatezza

Il Gestore garantisce la riservatezza dell’identità dei Segnalanti, in ogni fase del processo di gestione delle Segnalazioni.  

L’identità del Segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle Segnalazioni, senza il suo consenso espresso, salvo le ipotesi in cui non sia opponibile per legge la riservatezza (ad esempio, indagini penali, tributarie e/o amministrative, ispezioni delle autorità di controllo). In particolare, in caso di:

• procedimenti penali, l’identità del Segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dal Codice di Procedura Penale;
• procedimenti dinanzi alla Corte dei conti: l’identità del Segnalante non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria;
• procedimenti disciplinari: l’identità del Segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla Segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla Segnalazione e la conoscenza dell’identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la Segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso del Segnalante alla rivelazione della propria identità. A tal fine, il Gestore informerà il Segnalante per l’acquisizione del consenso. Qualora il soggetto segnalante neghi il proprio consenso, la Segnalazione non potrà essere utilizzata nel procedimento disciplinare che, quindi, non potrà essere avviato o proseguito in assenza di elementi ulteriori sui quali fondare la contestazione. Resta ferma in ogni caso, sussistendone i presupposti, la facoltà della Società di procedere con la denuncia all’Autorità giudiziaria.

9.1.2 Divieto di ritorsioni

I Segnalanti sono tutelati contro qualsiasi Ritorsione quando, al momento della Segnalazione, avevano fondato motivo di ritenere che le informazioni rivelate con la Segnalazione stessa fossero vere e rientranti nell’ambito oggettivo di applicazione del D. Lgs. 24/2023 e purchè la Segnalazione sia stata effettuata sulla base di quanto previsto dal Decreto medesimo.

Tale protezione è garantita al Segnalante anche quando la Segnalazione, seppur infondata, si basi su criteri di buona fede e ragionevolezza.

A titolo esemplificativo e non esaustivo, costituiscono ritorsioni:

• il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
• la retrocessione di grado o la mancata promozione;
• il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell'orario di lavoro;
• la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell'accesso alla stessa;
• le note di merito negative o le referenze negative;
• l'adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
• la coercizione, l'intimidazione, le molestie o l'ostracismo;
• la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
• la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
• il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
• i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
• l'inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un'occupazione nel settore o nell'industria in futuro;
• la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
• l'annullamento di una licenza o di un permesso;
• la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

Gli atti ritorsivi eventualmente assunti in ragione della Segnalazione sono nulli. In particolare i Segnalanti che siano stati licenziati a causa della Segnalazione hanno diritto ad essere reintegrati nel posto di lavoro, in ragione della specifica disciplina applicabile al lavoratore.

I Segnalanti che dovessero ritenere di aver subito condotte ritorsive, in conseguenza di una Segnalazione, o che le stesse siano tentate o minacciate, potranno:

• presentare all’autorità giudiziaria una domanda risarcitoria;
• comunicare all’ANAC le ritorsione che ritengono di aver subito, utilizzando i mezzi e gli strumenti messi a disposizione dall’ANAC medesima, la quale informerà poi l’Ispettorato Nazionale del Lavoro per i provvedimenti di propria competenza.

9.1.3 Limitazioni di responsabilità del Segnalante

Il Segnalante non sarà chiamato a rispondere né penalmente, né in sede civile e amministrativa per:

• rivelazione di informazioni coperte da segreto diverso da quello su informazioni classificate, segreto medico e forense e deliberazioni degli organi giurisdizionali (ad esempio, segreto d’ufficio, segreto professionale, segreti scientifici e industriali);
• violazione delle disposizioni relative alla tutela del diritto d’autore;
• violazione delle disposizioni relative alla protezione dei dati personali;
• rivelazione o diffusione di informazioni sulle violazioni che offendono la reputazione della persona coinvolta;

a condizione che:

• al momento della rivelazione o della diffusione vi siano fondati motivi per ritenere che le informazioni rivelate siano necessarie per svelare la violazione oggetto di Segnalazione;
• la Segnalazione sia effettuata nel rispetto delle condizioni previste per beneficiare della tutela contro le Ritorsioni, meglio specificate al primo capoverso del precedente paragrafo 9.1.2.

In ogni caso, la responsabilità penale, civile, amministrativa e disciplinare del Segnalante non è esclusa per i comportamenti, gli atti o le omissioni non collegati alla Segnalazione o che non sono strettamente necessari a rivelare la violazione.

9.2 Tutela dei Segnalati

La Società garantisce la tutela della riservatezza dei Segnalati e dei contenuti delle Segnalazioni, in ogni fase del processo di gestione delle stesse, fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della Segnalazione medesima.

I soggetti Segnalati sono tutelati per quanto attiene sia alla confidenzialità delle Segnalazioni che li riguardano e delle eventuali indagini svolte, sia alla protezione degli stessi da eventuali Segnalazioni ritorsive e/o diffamatorie. La Società garantisce, ad ogni modo, il diritto del Segnalato a potersi difendere e ad essere informato (entro tempi ragionevoli) delle accuse e delle eventuali misure disciplinari a suo carico.

In nessun caso, verrà avviato nei loro riguardi un procedimento sanzionatorio a motivo della Segnalazione, in assenza di concreti riscontri riguardo al contenuto della stessa. Eventuali iniziative, potrebbero essere assunte solamente a seguito di evidenze riscontrate e accertate.

9.3 Altri soggetti tutelati

Nel rispetto delle previsioni di cui al D. Lgs. 23/2024, la Società garantisce non solo la tutela della riservatezza del Segnalante e del Segnalato, ma anche, del Facilitatore, di ogni soggetto eventualmente menzionato nella Segnalazione, nonché del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione da cui si possa dedurre, direttamente o indirettamente, l’identità di tali soggetti.

Le altre tutele previste dal D.Lgs. 24/2023 per il Segnalante, ivi compreso il divieto di ritorsione, sono riconosciute anche:

• agli eventuali Facilitatori;
• alle persone che operano nel medesimo Contesto lavorativo del Segnalante e che sono legate ad esso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
• ai colleghi di lavoro del Segnalante che lavorano nel medesimo Contesto lavorativo dello stesso e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
• agli enti di proprietà del Segnalante o per i quali lo stesso lavora, nonché agli enti che operano nel medesimo Contesto lavorativo delle predette persone [3].

[3] Per enti di proprietà del Segnalante devono intendersi sia i casi in cui il Segnalante è titolare di un ente in via esclusiva, sia i casi di compartecipazione maggioritaria con terzi. Le tutele introdotte dal D.Lgs. 24/2023 sono riconosciute anche agli enti presso i quali lavora il Segnalante pur non essendone proprietario, e agli enti che operano nel Contesto lavorativo del Segnalante. In quest’ultimo caso non è riscontrabile un vero e proprio legame diretto con il Segnalante, né sotto il profilo della proprietà, né in quanto quest’ultimo vi presti lavoro o servizio. Ci si riferisce ad eventuali interconnessioni e rapporti, che si sostanziano, ad esempio, in accordi e collaborazioni tra aziende.

10. Sanzioni

Ai sensi dell’art. 21 del D.Lgs. 24/2023, fermi restando gli altri profili di responsabilità, l’ANAC può applicare al responsabile le seguenti sanzioni amministrative pecuniarie:

a) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che: (i) sono state commesse ritorsioni; (ii) la Segnalazione è stata ostacolata o che si è tentato di ostacolarla; (iii) è stato violato l’obbligo di riservatezza di cui all’articolo 12 del D.Lgs. 24/2023; (iv) non sono stati istituiti canali di segnalazione, (v) non sono state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero che l’adozione di tali procedure non è conforme a quanto previsto dal D.Lgs. 24/2023; (vi) non è stata svolta l’attività di verifica e analisi delle Segnalazioni ricevute;

b) da 500 a 2.500 euro, quanto è accertata anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del Segnalane per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave, salvo che il Segnalante sia stata condannato, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile.

Il sistema disciplinare di SEMP prevede a sua volta sanzioni nei confronti di coloro che la stessa Società ha accertato essere responsabili dei comportamenti illeciti sopra riportati alle lettere a) e b).

Ciascuno dei suddetti comportamenti illeciti, se accertato, costituisce:

• nel caso di dipendenti di SEMP (inclusi i dirigenti), un inadempimento contrattuale in relazione alle obbligazioni che derivano dal rapporto di lavoro ai sensi degli artt. 2104 e 2106 c.c.;
• nel caso di membri del Consiglio di Amministrazione, l’inosservanza dei doveri loro imposti dall’ordinamento e/o dallo Statuto;
• nel caso di Terzi, possibile grave inadempimento contrattuale tale da legittimare, nei casi più gravi, la risoluzione di diritto del contratto.

Le Violazioni poste in essere dai dipendenti di SEMP e nei limiti in cui applicabili sono sanzionate dalla Società, previa procedura disciplinare ai sensi delle norme di legge e del CCNL, con i provvedimenti disciplinari previsti dal CCNL stesso, ed in proporzione alla gravità della violazione come segue:

• rimprovero verbale;
• rimprovero scritto;
• multa in misura non superiore a 3 ore di retribuzione da versarsi all'Istituto di previdenza sociale;
• sospensione dal servizio e dalla retribuzione per un periodo da 1 a 10 giorni;
• licenziamento disciplinare con preavviso o per giusta causa senza preavviso.

Le Violazioni poste in essere da soggetti diversi dai dipendenti di SEMP sono valutate dagli organi delegati della Società, che, sentito il Gestore delle Segnalazioni, stabiliscono i provvedimenti da adottare o le azioni da intraprendere, in considerazione delle Violazioni, nel rispetto delle disposizioni applicabili per legge.

Infine, la presente Procedura lascia impregiudicata la responsabilità, civile e penale di chi effettua la Segnalazione, nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del codice penale e dell’art. 2043 del codice civile.

11. Diffusione della Procedura e Formazione

La presente Procedura è portata all’attenzione di tutto il personale aziendale. In particolare, il personale è adeguatamente formato in merito ai contenuti della Procedura, ai canali di segnalazione disponibili e ai presupposti per effettuare le Segnalazioni. La Procedura è consultabile nelle bacheche e sui server aziendali.

La Procedura è altresì pubblicata sul sito internet della Società www.semp.it, nella sezione “Whistleblowing”

12. Adozione e aggiornamento della Procedura

La presente Procedura è approvata dal Consiglio di Amministrazione della Società, che provvederà altresì, qualora si rendesse necessario, al suo aggiornamento e alla diffusione della versione aggiornata ai sensi del precedente articolo 11.